Privacywet zorgt voor enorme administratie

Leuke kiekjes van leerlingen delen, gaat sinds 25 mei niet zomaar meer. Scholen moeten net als bedrijven maatregelen treffen om te voldoen aan de eisen van de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Waarom? Een foto behoort tot de categorie bijzondere persoonsgegevens, omdat het ras van de gefotografeerde of zijn religie of gezondheid op een foto zichtbaar kan zijn. Daarom moet er een uitdrukkelijke toestemming tot plaatsen van foto’s zijn van ouders of van leerlingen zelf, als ze zestien jaar of ouder zijn. Dat scholen dat moeten vragen is niet nieuw, maar ze moeten nu uitleggen wat het doel is van de foto’s en waar de foto’s gedeeld worden en ze hebben daarbij schriftelijke toestemming nodig. Dat moet elk jaar gevraagd worden en eenvoudig kunnen worden ingetrokken. Het levert een enorme administratie op.

Nelis van Binsbergen, directeur van de Meeuwenberg in Driel, juicht het toe dat ouders en leerlingen meer te zeggen hebben over hun persoonsgegevens: “Je hebt er alleen meer werk aan en dat is natuurlijk niet fijn. Maar nu kunnen we heel zuivere afspraken met ouders maken.”

‘Het blijft hengelen om al die brieven terug te krijgen’

Van Binsbergen: “Wij vragen via een papier toestemming aan alle ouders. Het blijft hengelen om al die brieven terug te krijgen, maar ik weet ook geen snellere of makkelijkere manier. We hebben een paar algemene oproepen gedaan. Het is ook op eigen verantwoordelijkheid van de ouders: als ze niks inleveren, dan trek ik mijn handen ervan af.”

Bewustwording

Janneke Koopmans, bestuurssecretaris Scholengroep Leonardo da Vinci in Leiden: “We moeten alert zijn en bewust met persoonsgegevens omgaan. Bij sommige apps waar gebruik van wordt gemaakt in de klas, worden persoonsgegevens gevraagd, dat kan nu niet zomaar meer. En tijdens uitjes maken we nu sfeerfoto’s waarop leerlingen van de achterkant te zien zijn, om problemen te voorkomen.”

Verschillende regionale kranten hadden afgelopen jaar geen geslaagdenbijlage. Middelbare scholen zitten met een dilemma: de geslaagden wel of niet doorgeven. Koopmans: “Wij hebben er dit jaar voor gekozen om de namen van geslaagden niet te publiceren in de krant in verband met de AVG. Het ligt nu gevoelig en als je het doet, moet je het goed doen, namelijk met toestemming van betrokkenen. Dit was lastig te organiseren in korte tijd. Daarnaast vinden we het niet correct dat het zo kan lijken dat leerlingen die geen toestemming hebben gegeven, niet geslaagd zijn.”

‘Veel regionale kranten publiceerden dit jaar geen geslaagdenbijlage’

Op het Vlietland College in Leiden moet het nieuwe beleid nog geschreven worden. Twee medewerkers hebben een tweedaagse cursus gevolgd waar handvatten werden uitgereikt om het nieuwe privacybeleid vast te leggen. “Het gaat vooral om bewustwording en nadenken over wat zijn persoonsgegevens eigenlijk en met wie deel je die”, vertelt een medewerker die meedeed aan de cursus.

De verplichte functionaris

Die bewustwording wordt ook door de functionaris voor de gegevensbescherming gestimuleerd, vertelt Van Binsbergen. Scholen zijn verplicht zo’n functionaris aan te stellen. Ook de Meeuwenberg heeft er één. “Hij heeft alle veertien scholen geïnformeerd over de strekking van de AVG, stappenplannen gemaakt voor de invoering van de nieuwe regels op elke school en ook heeft hij de taak om ons bij toekomstige knelpunten te helpen.”