'Universiteiten hebben hun documentmanagement niet op orde'
De Wet open overheid ligt onder vuur, ook van universiteiten. Breed geformuleerde informatieverzoeken vragen volgens hen ‘veel zoekwerk tot diep in de haarvaten van de instelling’ en leiden tot ‘grote uitvoeringslasten’. Hoogleraar bestuursrecht Annemarie Drahmann kaatst de bal terug.
Annemarie Drahmann gelooft niet dat de woo het wetenschappelijke of onderwijsproces in de weg zit. Beeld: Ivo de Boer en Beter van Dorst
Overheidsinformatie is van ons allemaal, is de gedachte achter de Wet open overheid (woo). Alles is openbaar, tenzij er zwaarwegende belangen zijn, zoals privacy of staatsveiligheid. Om te garanderen dat de overheid transparant, democratisch en controleerbaar werkt, hebben alle burgers het recht om informatie op te vragen bij overheidsorganisaties, waaronder de meeste universiteiten en universitair ziekenhuizen (umc’s). De bijzondere universiteiten - VU, Tilburg en de Radboud Universiteit - zijn geen bestuursorganen en vallen daarom niet onder de woo.
Universiteiten klagen over veelverzoekers, misbruik en uitvoeringskosten
De woo is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (wob) uit 1980 en werd vier jaar geleden ingevoerd. Dit jaar wordt de wet geëvalueerd, maar in de Tweede Kamer wordt nu al gepleit voor inperking. Gemeenten, provincies en waterschappen klagen al sinds de invoering over veelverzoekers, misbruik en hoge uitvoeringskosten; universiteiten en umc’s sluiten zich daar nu bij aan.
Zoekwerk
In juni schreven Universiteiten van Nederland (UNL) en zusterorganisatie UMCNL in een brief aan de Kamer dat zij tien tot twintig verzoeken per jaar krijgen. Vaak komen die van journalisten, maar ook individuele burgers, ngo’s en zelfs medezeggenschapsraden doen woo-verzoeken. Vaak zijn die breed geformuleerd; ze kunnen zich ‘uitstrekken over een groot aantal organisatieonderdelen en betrokken medewerkers’, schrijven UNL en UMCNL. Dat gaat gepaard met zoekwerk ‘tot diep in de haarvaten van de instelling’ en ‘grote uitvoeringslasten’.
Onderzoeksgegevens moeten beter worden beschermd
De koepelorganisaties willen onder meer erkenning in de woo ‘voor de bijzondere positie van universiteiten en umc’s’. Daarbij zouden vooral onderzoeksgegevens en -processen, zoals discussies en wetenschappelijke gedachtevorming, beter moeten worden beschermd. Ook zou er geld vanuit het Rijk moeten komen om de werklast die de woo met zich meebrengt op te vangen, net zoals andere overheden krijgen.
Het is niet aantrekkelijk om geld uit te geven aan ict
Annemarie Drahmann, hoogleraar bestuursrecht aan de Universiteit Utrecht, doet onderzoek naar openbaarheid van overheidsinformatie. Zij betwijfelt of zo’n wetswijziging nodig is. Volgens de hoogleraar is het grootste probleem dat universiteiten en umc’s geen goede documentmanagement- en zoeksystemen hebben, waardoor een woo-verzoek veel tijd in beslag neemt. “Nu moet degene die het verzoek afhandelt alle betrokkenen mailen met de vraag om de informatie bij elkaar te zoeken die zij hebben rond een bepaald thema. Maar er zijn prima softwaresystemen die dat kunnen doen. Net als dat er goede systemen zijn die persoonlijke gegevens kunnen weglakken. De aanschaf daarvan kost geld. Er zijn natuurlijk bezuinigingen, en het is al niet aantrekkelijk om geld uit te geven aan ict. De wens van UNL voor een bijdrage van het Rijk begrijp ik dan ook wel.”
Trainingen geven
Dat de woo het wetenschappelijke of onderwijsproces in de weg zit, gelooft Drahmann niet. “Een uitzonderingsgrond van de woo is bescherming van het interne beraad, dus persoonlijke beleidsopvattingen mag je weglakken. Het probleem is: veel mensen weten dat niet. Dat is een kwestie van trainingen geven over de woo en de whw (Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, red.).”
Ik hoor van journalisten dat ze bij een woordvoerder alleen een marketingpraatje krijgen, en dus maar een woo-verzoek indienen
Daarnaast zou het volgens haar helpen als er minder weerstand is tegen woo-verzoeken. “Vaak is de reflex: ‘O nee, het is heel veel werk’ of: ‘O nee, ze gaan proberen een negatief stuk over ons te schrijven’. Andersom hoor ik van journalisten dat ze bij een woordvoerder alleen een marketingpraatje krijgen, en dus maar een woo-verzoek indienen. Waarom wordt er niet geïnvesteerd in die relatie? Bel bijvoorbeeld met de vraag waar iemand precies naar op zoek is. Of zeg: ‘Ik heb een aantal bronnen waar ik heel makkelijk bij kan. Vind je het goed dat ik je die eerst stuur en je daarna bel of je de rest ook wil hebben?’ Zeker bij vage en brede verzoeken kan dat heel verhelderend zijn voor alle partijen.”
Masterscripties
Hoewel Drahmann kritisch is over hoe universiteiten aankijken tegen de woo, kan ze zich wel voorstellen dat zij worden uitgesloten van die wet, zoals ze zelf graag zouden zien. Maar dan zou er in de whw een volwaardige paragraaf over openbaarheid en geheimhouding moeten komen, waarin dezelfde rechten en plichten voor universiteiten, burgers en journalisten zijn opgenomen als in de woo. “Dat heeft als voordeel dat partijen niet te maken hebben met twee verschillende wetten.” Welke informatie wel en niet openbaar gemaakt moet worden, kan in de whw afgestemd worden op de situatie aan de universiteiten, denkt Drahmann. “Conceptversies van masterscripties kunnen dan bijvoorbeeld worden uitgesloten.”
Verschil in informatieverplichtingen
Bijkomend voordeel is dat de bijzondere universiteiten ook onder de whw vallen. Daardoor is het verschil in informatieverplichtingen tussen gewone en bijzondere universiteiten ook verleden tijd. “Dan is dat probleem ook opgelost.”
