Universitaire ombuds is geen Batman
Een ombudsman adviseert, beoordeelt en bemiddelt bij conflicten in de werksfeer. Maar een ombuds doet ook zelfstandig onderzoek naar de structurele oorzaken van klachten over sociale onveiligheid en machtsmisbruik. Die functie komt (nog) niet goed uit de verf.
Beeld: Ivo de Boer & Peter van Dorst
Volgens de cao moet het personeel van elke universiteit sinds 2021 terechtkunnen bij een ombudsfunctionaris. Vier jaar later blijkt dat de invoering niet zonder slag of stoot is verlopen. Integendeel. Op één universiteit vertrok de ombudspersoon met slaande deuren, op een andere werd ze ontslagen. Wat heeft die verplichte ombudsfunctionaris opgeleverd, en waar schuurt het? Een kort rondje langs de velden.
Eerst maar eens die naam. Van oudsher kennen we de functie als ‘ombudsman’. Dat woord is genderneutraal, vertelt Lies Poesiat, die tot haar pensioen zelf die positie bekleedde bij de Vrije Universiteit. ‘Ombudsman’ is een samengesteld Zweeds woord, waarbij man een afkorting is voor ‘mandataris’ en ‘ombuds’ zoveel betekent als opdracht. Daarmee is een ombudsman dus iemand die het mandaat heeft een opdracht uit te voeren.
Verwarring
Omdat het begrip ‘ombudsman’ in Nederland verwarring oproept, wordt vaak gesproken over ‘ombudsfunctionaris’, ‘ombudspersoon’ of simpelweg ‘ombuds’. Deze laatste term heeft de voorkeur van de Landelijke Vereniging Ombudsen voor het Onderwijs (Lvoo), zegt voorzitter Carolijn Winnubst, zelf ombudsman bij het Amsterdam UMC. In een visiestuk omschrijft de vereniging de rol van de ombuds als volgt: ‘De ombuds is er om bij te dragen aan het oplossen van problemen in de werk- of studiesfeer. De ombuds adviseert, beoordeelt, bemiddelt en kan zelfstandig onderzoek doen, signaleert en doet aanbevelingen.’
Maar net zomin als er eenstemmigheid is over de naam, is die er over de invulling van de functie. Die verschilt van instelling tot instelling. Dat maakt een algemene analyse van wat er goed en misgaat en waar de verbeterkansen zitten lastig. Toch waagt Sofokles, het sociaal fonds voor de kennissector, zich daar op dit moment wel aan. De ombuds is immers opnieuw inzet bij cao-onderhandelingen.
Escalatie voorkomen
Een aantal van de verschillen tussen de universitaire ombudsmannen op verschillende universiteiten is formeel. Is de ombuds ook voor studenten aangesteld, of alleen voor het personeel? Om hoeveel fte gaat het? Hoe is de ombuds ingebed in de al bestaande veiligheidsstructuur? En is de ombuds er in eerste aanzet vooral om meldingen die binnenkomen te behandelen? Of is het de bedoeling dat hij of zij daarnaast losstaand onderzoek doet? Andere verschillen staan niet zwart op wit. Bijvoorbeeld of het college van bestuur de ombudsman als een waardevolle aanvulling ziet of eigenlijk hinderlijk vindt.
Elk conflict dat in de kiem is gesmoord, is er één
Er is een verschil tussen het werk van de ombudsen die er al waren, en dat van de functionarissen die vanwege de cao-verplichting zijn aangesteld, weet Carolijn Winnubst. Voordat zij bij het Amsterdam UMC aan de slag ging, was ze de allereerste ombudsfunctionaris binnen de Rijksuniversiteit Groningen. De eerste tijd was ze echt bezig met opbouwen, zegt ze. Bijvoorbeeld waar het ging om de werkverdeling tussen haar en de vertrouwenspersoon voor personeel die zich ook met sociale veiligheid bezighoudt. Bovenal moest ze ervoor zorgen dat mensen van haar bestaan wisten en een beeld hadden van het type vragen en problemen waarmee ze bij haar konden aankloppen.
Pas daarna kon ze echt van betekenis zijn en voorkomen dat zaken escaleren. En om goed invulling te kunnen geven aan het signalerende deel van haar functie, was vertrouwen in de invulling van haar rol nodig. Het college van bestuur moest wennen aan een ombuds binnen de gelederen. Winnubst heeft zich actief ingespannen om de meerwaarde van de ombudsrol aan te tonen. Zelfs vóór ze het onderste uit de kan kon halen, was haar werk in Groningen nuttig, weet Winnubst. “Elk conflict dat in de kiem is gesmoord, is er één.”
Onvoldoende oor
Net als Winnubst ziet AOb-bestuurder Arnoud Lagendijk, hoogleraar in Nijmegen en daar ook lid van het lokaal overleg, twee lagen in het ombudswerk. Enerzijds de korte klap van het direct probleemoplossende werk, anderzijds het onderzoeken en signaleren, zodat met een structurele verandering problemen al aan de voorkant worden voorkomen. Op zijn universiteit, de Radboud Universiteit, vertrok een ombuds gefrustreerd. Ze kreeg onvoldoende oor bij het college van bestuur. Haar opvolger moet onder vergelijkbare omstandigheden werken.
Problemen op het werk kunnen echt het hele leven beheersen
Lagendijk denkt dat de ombuds tegenwoordig goed uit de verf komt bij het oppakken van meldingen, maar dat die andere, fundamentelere functie, in Nijmegen en elders moeilijk blijft. Lagendijk was voorstander van de verplichte ombudsman en dat is hij nog steeds. De behaalde resultaten zijn waardevol, ondanks dat het er meer hadden kunnen zijn. En wie zegt dat de huidige strubbelingen met de structurele rol van de ombuds voor altijd zijn? Zoals het ombudsen betaamt, willen Winnubst en Poesiat niet ingaan op de casuïstiek van de ombudsen bij wie het misging. Ze kennen de zaken niet van haver tot gort, het is bovendien niet aan hen om er een oordeel over te vormen.
Verwachtingsmanagement
Poesiat, voormalig VU-ombudsman en tevens de voorganger van Winnubst bij de Lvoo, denkt dat verwachtingsmanagement veel problemen kan voorkomen, zowel voor de functionarissen zelf als voor de medewerkers die bij hen aankloppen. “Ik weet nog dat ik op een introductiebijeenkomst van de vereniging zei: ‘We zijn geen Batman.’ Er is heel veel dat de ombuds niet kan oplossen. Omdat het niet de taak van de ombuds is, of omdat het gewoon niet lukt. Het is belangrijk om dat ook tegen de mensen die een melding doen te zeggen. Je bent niet hun advocaat, niet hun vertrouwenspersoon. Je hebt een andere rol: je bent de onafhankelijke derde. Soms neemt iemand contact met je op over iets wat volgens de regels gewoon mag. Het is dan zaak om dat duidelijk te maken.”
“Iedere ombuds legt andere accenten”, zegt Winnubst. Zelf omschrijft ze haar aanpak, hoewel ze jurist is, als systemisch. Natuurlijk kijkt ze wel goed naar wat volgens de regels wel en niet mag, maar juist in het internmenselijke en het systemische ziet ze kans voor beweging.
In Amsterdam is ze er in principe alleen voor het personeel van het ziekenhuis, in Groningen was ze ook de ombuds van studenten. Dat vond ze heel waardevol. Voor haar gaat het ombudswerk om het doorgronden en zichtbaar maken van de verschillende perspectieven. Pas als die goed in kaart zijn gebracht, en erkend en herkend worden, ontstaat er ruimte voor verandering. Dus is het goed als het studentenperspectief automatisch op het netvlies van de ombuds komt. Al is haar ervaring wel dat studenten een ander soort problemen hebben dan het personeel. “Voor de laatste groep kan een probleem echt het hele leven beheersen. Bij studenten duren problemen vaak toch wat korter.” Ze pleit er dus voor om een afzonderlijke ombudsman voor studenten in te voeren. Afzonderlijk, want in Groningen had ze 0,8 fte voor 34.000 studenten en 6000 medewerkers.
Blinde vlek
Poesiat publiceerde in 2021 het boek Ombudswerk in het Hoger Onderwijs en ze blijft enthousiast over het concept. Maar daarbij kan wat haar betreft ook naar andere vormen worden gekeken. Zo is er bijvoorbeeld in Engeland een nationale ombudsman voor het hoger onderwijs, met een stevige staf, waarbij studenten van aangesloten universiteiten terecht kunnen. Wellicht kan Nederland naar dat model kijken, want er is hier in Nederland nog veel te winnen. Alle obstakels ten spijt, Poesiat en Winnubst blijven enthousiast over het werk van de ombuds.
Winnubst vertelt dat ze in Groningen op een gegeven moment meerdere meldingen kreeg over dezelfde medewerker. Uiteraard toog ze naar de persoon in kwestie, om die kant van het verhaal te horen. “Ik zag echt dat het kwartje viel. Zo van ‘jeetje, ik stond erbij en ik keek ernaar, ik deed niets, wat moeten mensen zich alleen gevoeld hebben.’ Dat leidde dus al snel tot oprechte excuses.” En zo gaat het vaak, zegt ze. “Ik ben ervan overtuigd dat 98 procent van de mensen echt niet ’s ochtends opstaat om andere mensen te beschadigen. Hun verkeerde gedrag komt voort uit een blinde vlek, of uit een dynamiek die niet wordt bevraagd. Daar kun je iets aan doen.”
